Acuerdo de tratamiento de datos (encargo)

Vigente desde el 12 de octubre de 2026.

Este acuerdo rige el tratamiento de datos personales que NovaSoft Technologies SAC (RUC 20615165078, domicilio en Cal. Pisac Nro. 140 Coo. Veintisiete de Abril, Ate, Lima, Perú), en adelante «NovaSoft», hace por cuenta de cada empresa que contrata NovaLeads CRM (la «marca»), conforme a la Ley N.° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, y su Reglamento (D.S. N.° 016-2024-JUS). Forma parte del contrato entre la marca y NovaSoft; si ese contrato dice algo distinto, prevalece el contrato firmado.

1. Roles de las partes

• La marca es la titular del banco de datos de sus clientes y la responsable de su tratamiento: decide para qué y cómo se tratan.
• NovaSoft es el encargado de tratamiento: trata esos datos solo para prestarle NovaLeads a la marca y según sus instrucciones.
• Los datos de las cuentas de la app (el equipo de la marca) los trata NovaSoft como responsable, según la Política de privacidad.

2. Qué datos y de quiénes

• Titulares: las personas que escriben a los números de WhatsApp Business de la marca o a las que la marca escribe (sus clientes y posibles clientes).
• Datos: número de WhatsApp y nombre de perfil; los mensajes, fotos, documentos, notas de voz y ubicaciones de la conversación; el anuncio o la campaña de origen; las notas, asignaciones e historial del equipo; y, si la marca integra su sistema, los datos de sus ventas, contratos y comprobantes.
• La marca no debe pedir datos sensibles por NovaLeads salvo que sea necesario y tenga una base legal para hacerlo.

3. Instrucciones de la marca

NovaSoft trata los datos solo para:

• recibir, guardar y mostrar las conversaciones de WhatsApp de la marca a su equipo, según el rol de cada persona;
• enviar las respuestas del equipo y, si la marca lo activa, las de su asistente de inteligencia artificial, con las instrucciones, el catálogo y los precios que la marca define;
• organizar los clientes, asignarlos al equipo, notificar al equipo y medir los resultados de sus campañas;
• sincronizar los datos con el sistema propio de la marca, cuando lo integra;
• hacer copias de seguridad, dar soporte y mantener la seguridad del servicio.

Las instrucciones de la marca son este acuerdo, la configuración que hace en NovaLeads y lo que pida por escrito a isaac@novasoftcorp.com. Si NovaSoft considera que una instrucción infringe la ley, se lo dirá a la marca y podrá no seguirla.

4. Obligaciones de NovaSoft

• No usar los datos para fines propios ni para otra marca, no venderlos y no comunicarlos a terceros salvo a los subencargados de la sección 6 o cuando la ley lo exija.
• Guardar la confidencialidad de los datos, también después de terminado el contrato, y exigirla a su personal y a sus subencargados.
• Dar acceso a los datos solo al personal de NovaSoft que lo necesita para prestar el servicio o dar soporte.
• Aplicar las medidas de seguridad de la sección 8.
• Ayudar a la marca a atender los derechos de sus clientes y a cumplir sus obligaciones ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales.
• Informar a la marca, sin demora y como máximo dentro de las 48 horas de conocerlo, de cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos, con lo que se sepa y las medidas tomadas.
• Darle a la marca la información necesaria para demostrar que cumple este acuerdo.

5. Obligaciones de la marca

• Tener una base legal para tratar los datos de sus clientes y para escribirles por WhatsApp (por ejemplo, que ellos le escribieron primero o dieron su consentimiento), y cumplir las políticas de WhatsApp Business y de Meta.
• Informar a sus clientes, en su propia política de privacidad, de cómo trata sus datos, de que usa a NovaSoft como encargado y de que puede responderles un asistente automático.
• Inscribir su banco de datos y comunicar los flujos transfronterizos ante la Autoridad cuando la ley lo exija.
• Atender los pedidos de sus clientes sobre sus datos (acceso, rectificación, cancelación y oposición).
• Decidir quién de su equipo tiene acceso y con qué rol, y retirarlo cuando deje de trabajar con ella.
• No cargar en NovaLeads datos obtenidos sin derecho.

6. Subencargados

La marca autoriza a NovaSoft a usar estos proveedores, que tratan datos solo para prestar su servicio:

• Meta Platforms (Estados Unidos e Irlanda): API de WhatsApp Business, para enviar y recibir los mensajes; y la información de los anuncios de la marca.
• Anthropic (Estados Unidos): modelo de inteligencia artificial del asistente, si la marca lo activa. Recibe el texto de la conversación y las instrucciones de la marca, y según sus condiciones comerciales no lo usa para entrenar sus modelos.
• Google (Firebase Cloud Messaging, Estados Unidos) y Apple: entregan a los teléfonos del equipo las notificaciones, que incluyen el nombre o el número del cliente y el inicio de su mensaje.
• El proveedor del servidor (un servidor privado virtual en Estados Unidos): aloja la base de datos, los archivos y las copias de seguridad.

NovaSoft avisará a la marca antes de agregar o cambiar un subencargado, y la marca podrá oponerse con motivos razonables. NovaSoft exige a cada subencargado garantías de seguridad y confidencialidad equivalentes a las de este acuerdo.

7. Transferencias internacionales

Por los subencargados de la sección 6, los datos se transfieren fuera del Perú, principalmente a los Estados Unidos. Esas transferencias se hacen solo para prestar el servicio, a empresas que ofrecen niveles de protección adecuados o con las garantías contractuales que exige la ley. La marca autoriza estas transferencias al contratar NovaLeads.

8. Seguridad

• Conexiones cifradas (HTTPS) entre la app, el servidor y los proveedores.
• Credenciales de WhatsApp y de Meta de cada marca cifradas en la base de datos (AES-256-GCM).
• Separación de los datos de cada marca y permisos por rol: un vendedor solo ve las conversaciones libres y las suyas.
• Contraseñas guardadas con un algoritmo de cifrado de un solo sentido, sesiones que vencen y que se cortan al desactivar una cuenta.
• Acceso al servidor y a la base de datos restringido al personal autorizado.
• Copias de seguridad diarias, que se conservan 14 días.

9. Derechos de los clientes de la marca

Si un cliente de la marca le escribe a NovaSoft para ejercer sus derechos, NovaSoft le trasladará el pedido a la marca en un plazo máximo de 5 días hábiles y no lo responderá por su cuenta, salvo que la marca se lo indique. NovaSoft ayudará a la marca a ubicar, corregir, exportar o eliminar los datos de ese cliente.

10. Duración, devolución y eliminación

Este acuerdo dura mientras la marca use NovaLeads. Al terminar:

• la marca puede pedir, dentro de los 30 días siguientes, una exportación de sus datos en un formato de uso común;
• pasado ese plazo, NovaSoft elimina los datos de la marca de sus sistemas, y de las copias de seguridad cuando estas se renuevan (a los 14 días);
• NovaSoft solo conserva lo que una ley le obligue a conservar, bloqueado y solo para ese fin.

11. Contacto

Para instrucciones, pedidos o incidentes: isaac@novasoftcorp.com.